CPQ verständlich erklärt: Configure, Price, Quote für den Mittelstand
Was ist CPQ? Configure, Price, Quote verständlich erklärt, der Unterschied zum Produktkonfigurator und was ein Hersteller wirklich braucht.
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CPQ steht für Configure, Price, Quote: ein Produkt regelbasiert konfigurieren, den Preis automatisch ermitteln und daraus ein Angebot erzeugen. Der Begriff meint sowohl diesen Prozess als auch die Softwarekategorie dazu. Für viele mittelständische Hersteller reicht als Einstieg ein Produktkonfigurator mit Preislogik und Angebots-PDF. Eine volle CPQ-Suite lohnt sich erst bei komplexen Rabatt- und Freigabeprozessen.
CPQ ist eine der Abkürzungen, die in jedem Gespräch über Vertriebsdigitalisierung fallen und dabei selten sauber erklärt werden. Gemeint ist der Weg von der Produktauswahl des Kunden bis zum fertigen Angebot, und zwar so, dass dieser Weg durch Regeln abgesichert ist statt durch das Bauchgefühl einzelner Vertriebsmitarbeiter. Dieser Artikel erklärt die drei Buchstaben, grenzt den Produktkonfigurator von der CPQ-Suite ab und klärt, was ein mittelständischer Hersteller davon tatsächlich braucht.
Wofür stehen die drei Buchstaben in CPQ?
Die drei Buchstaben stehen für drei aufeinander aufbauende Schritte: konfigurieren, bepreisen, anbieten. Configure bezeichnet die Zusammenstellung einer gültigen Produktvariante. Der Kunde oder der Vertriebsmitarbeiter wählt Baugröße, Werkstoff, Optionen und Zubehör, und ein Regelwerk stellt sicher, dass nur technisch zulässige Kombinationen entstehen. Genau das leistet ein Produktkonfigurator, im besten Fall visuell als 3D-Modell.
Price bezeichnet die regelbasierte Preisermittlung. In der einfachsten Form ist das ein Grundpreis plus Optionsaufpreise. In der ausgebauten Form kommen Mengenstaffeln, kundenindividuelle Preislisten, Währungen, Rabattkorridore und Freigabegrenzen dazu: Ein Vertriebsmitarbeiter darf bis zehn Prozent Nachlass selbst entscheiden, darüber muss die Vertriebsleitung freigeben.
Quote bezeichnet die Erzeugung des Angebots: ein Dokument mit Positionen, Preisen, Lieferzeiten und Konditionen, versioniert und nachverfolgbar. In großen Organisationen hängen daran Workflows: Wer hat das Angebot erstellt, wer hat es freigegeben, welche Version hat der Kunde erhalten, wann läuft es ab.
Was ist der Unterschied zwischen Produktkonfigurator und CPQ-Suite?
Ein Produktkonfigurator deckt das C vollständig und das P und Q in einfacher Form ab: Optionslogik mit Abhängigkeiten, Live-Preis aus Grundpreis, Aufpreisen und Mengenstaffeln, dazu ein Angebots-PDF und die strukturierte Übergabe der Anfrage an den Vertrieb. Für viele Hersteller ist genau das der Sweet Spot: Der Kunde konfiguriert selbst, bekommt eine Preisindikation und löst eine qualifizierte Anfrage aus. Das Feilschen um den finalen Preis bleibt beim Menschen.
Eine CPQ-Suite ist dagegen eine Vertriebsplattform. Sie richtet sich primär nach innen, an das eigene Vertriebsteam, und bildet die kaufmännischen Prozesse ab: Preislisten je Kunde und Markt, Rabattfreigabe-Hierarchien, Genehmigungs-Workflows, Vertragsverlängerungen, Integration in CRM und ERP als Kern der Architektur. Bekannte Anbieter kommen aus dem Enterprise-Umfeld, entsprechend sind Lizenzmodelle und Einführungsprojekte dimensioniert: Solche Projekte dauern Monate und kosten schnell sechsstellig.
- Konfigurator: Zielgruppe ist der Kunde (und der Vertrieb als Nutzer), Fokus auf Produktverständnis, gültige Varianten und Anfragequalität.
- Konfigurator mit Preislogik: zusätzlich Live-Preis, Mengenstaffeln, Angebots-PDF, Lead-Übergabe. Deckt C vollständig, P und Q pragmatisch ab.
- CPQ-Suite: Zielgruppe ist die Vertriebsorganisation, Fokus auf Preisgovernance, Freigabeprozesse, Angebotsverwaltung und tiefe CRM/ERP-Integration.
- Kombination: Ein kundenzugewandter 3D-Konfigurator kann einer internen CPQ- oder ERP-Landschaft vorgeschaltet werden und übergibt Konfigurationen strukturiert.
Braucht ein mittelständischer Hersteller eine CPQ-Software?
Meist noch nicht, denn die Antwort hängt weniger von der Firmengröße ab als von der Preis- und Prozesskomplexität. Ein ehrlicher Selbsttest: Wie entsteht heute ein Angebot? Wenn die Antwort lautet, ein erfahrener Mitarbeiter sucht die Variante aus dem Katalog, schlägt den Listenpreis nach, addiert Optionsaufpreise und schreibt das Angebot in Word, dann ist das Problem nicht die Preisgovernance, sondern die Variantenauswahl und die Durchlaufzeit. Dieses Problem löst ein Konfigurator mit Preislogik, nicht eine CPQ-Suite.
Wenn die Antwort dagegen lautet, jedes Angebot durchläuft eine Rabattfreigabe über zwei Hierarchiestufen, es gibt vierzig Vertriebsmitarbeiter in acht Ländern mit eigenen Preislisten, und die Rechtsabteilung prüft Rahmenverträge, dann sind die Workflows das Problem, und dafür sind CPQ-Suiten gebaut. In der Praxis beginnt der Mittelstand fast immer am ersten Punkt: Die Variantenauswahl absichern, den Kunden ins Produkt hineinsehen lassen, Anfragen strukturiert einsammeln. Die schwere kaufmännische Maschinerie lässt sich später ergänzen, wenn der Bedarf real wird.
Wie viel Zeit spart ein Konfigurator im Angebotsprozess?
Im folgenden Rechenbeispiel den größten Teil von 300 Arbeitsstunden im Jahr, und die Ersparnis entsteht bei der Variantenauswahl, nicht bei der Freigabe. Angenommen, ein Hersteller erstellt 400 Angebote im Jahr. Jedes kostet heute im Schnitt 45 Minuten: Variante heraussuchen, Zulässigkeit prüfen, Preise addieren, Dokument schreiben. Das sind 300 Stunden pro Jahr, verteilt auf die erfahrensten und teuersten Mitarbeiter, denn nur sie kennen die Regeln sicher. Ein Konfigurator mit Preislogik verlagert die Variantenauswahl zum Kunden oder macht sie für jeden Innendienstler sicher bedienbar; die Angebotszeit sinkt auf wenige Minuten Kontrolle. Dazu kommt der schwerer bezifferbare, aber oft größere Effekt: Anfragen, die vorher gar nicht gestellt wurden, weil der Interessent den Katalog nicht verstanden hat, entstehen jetzt überhaupt erst. Eine CPQ-Suite hätte an diesem Rechenbeispiel wenig geändert, denn der Engpass lag nicht in der Freigabe, sondern in der Auswahl.
Wie spielt ein 3D-Konfigurator mit CPQ zusammen?
Ein webbasierter 3D-Konfigurator und eine CPQ-Landschaft schließen sich nicht aus, sie ergänzen sich. Der Konfigurator ist die kundenzugewandte Oberfläche: Er macht das Produkt erlebbar und erzeugt eine vollständige, gültige Konfiguration. Diese Konfiguration ist strukturierte Daten und lässt sich an nachgelagerte Systeme übergeben, an ein CRM als qualifizierter Lead, an ein ERP als Stücklisten-Grundlage oder an eine CPQ-Suite als Angebotsentwurf. Welche Übergaben realistisch sind und wo die Fallstricke liegen, behandelt der Praxisartikel zur ERP- und CRM-Anbindung.
Wichtig ist dabei die Datenhoheit: Die Konfiguration sollte als strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz vorliegen, nicht nur als PDF. Dann bleibt jeder spätere Ausbau offen, vom CRM-Lead über den Angebotsentwurf bis zur Stücklistenübergabe, ohne dass der Konfigurator neu gebaut werden muss. Wer umgekehrt mit einer schweren Suite startet, zahlt deren Komplexität von Tag 1, auch wenn er zunächst nur das C nutzt.
Für den Einstieg gilt: Ein Konfigurator mit Optionsregeln, Live-Preis und Angebots-PDF deckt den CPQ-Kern für viele Hersteller bereits ab. Wie sich das in der Bedienung anfühlt, zeigt die frei zugängliche Demo unter configro.de/demo, in der sich Beispielprodukte mit Optionslogik und Live-Preis durchspielen lassen.
Häufige Fragen
Was kostet CPQ-Software?
CPQ-Suiten aus dem Enterprise-Umfeld werden meist als Jahreslizenz pro Nutzer abgerechnet, dazu kommt ein Einführungsprojekt über mehrere Monate. Im Markt sind dafür fünf- bis sechsstellige Beträge pro Jahr üblich. Ein webbasierter Produktkonfigurator mit Preislogik wird dagegen meist als Projekt plus laufendem Betrieb abgerechnet. Sein Aufwand hängt vor allem an der Zahl der Produkte, am Regelwerk und an der 3D-Aufbereitung.
Welche Arten von CPQ-Software gibt es?
Grob lassen sich vier Arten unterscheiden: CPQ-Suiten, die als Modul in großen CRM-Plattformen laufen; spezialisierte CPQ-Lösungen für die Fertigungsindustrie mit tiefer Variantenlogik; Variantenkonfiguratoren innerhalb des ERP-Systems; und webbasierte Produktkonfiguratoren, die sich direkt an Kunden richten und Konfiguration, Live-Preis und Angebots-PDF abdecken. Welche Art passt, hängt an Zielgruppe und Prozesskomplexität, nicht an der Firmengröße.
Wie lange dauert eine CPQ-Einführung?
Die Einführung einer vollständigen CPQ-Suite dauert in der Regel mehrere Monate, weil Preislisten, Freigabe-Hierarchien und die Anbindung an CRM und ERP abgebildet werden müssen. Ein Produktkonfigurator mit Preislogik ist meist schneller produktiv. Den Zeitplan bestimmen dort weniger die Software als die Daten: saubere Listenpreise, dokumentierte Produktregeln und, bei 3D, web-taugliche CAD-Modelle.
Was ist der Unterschied zwischen CPQ und ERP?
Ein ERP-System verwaltet die Abläufe nach dem Auftrag: Material, Fertigung, Lager, Rechnung. CPQ deckt die Strecke davor ab, von der Produktauswahl über den Preis bis zum Angebot. Beide greifen ineinander: Eine gültige Konfiguration aus dem CPQ-Prozess wird nach der Bestellung im ERP zur Grundlage für Stückliste und Fertigungsauftrag. Manche ERP-Systeme bringen eigene Variantenkonfiguratoren mit, die sich aber meist an interne Nutzer richten.
Welche Daten braucht man für einen CPQ-Prozess?
Drei Datenbestände: eine Produktstruktur mit Optionen und Regeln, welche Kombinationen zulässig sind; strukturierte Preise mit Grundpreis, Aufpreisen und gegebenenfalls Mengenstaffeln; und eine Angebotsvorlage mit Positionen, Konditionen und Lieferzeiten. Oft liegen diese Informationen verteilt in Excel-Dateien, Katalogen und den Köpfen erfahrener Mitarbeiter. Sie zusammenzuführen ist meist der größte Teil der Projektarbeit.